留学生の就労ビザはいつ申請すればよいのでしょうか？
当事務所では例年10月頃から留学生の就労ビザについてお問い合わせが多くなります。
今回の記事では留学生を採用した際のビザ申請のタイミングをご案内します。
留学ビザから就労ビザへの変更
外国人留学生が卒業後に就職して日本で働くためには、留学ビザから就労ビザに変更する手続きが必要です。在学中に就職先の内定が決定したら「在留資格変更許可申請」をおこないます。
3月に大学・専門学校を卒業予定の留学生については、前年12月よりビザ変更申請の受付が開始されます。学校を卒業しても就労ビザの許可がおりてからでないと就労することはできません。
4月の入社に間に合うように早めに申請されることをおすすめします。
卒業までに内定が決まらなかったら
卒業までに就職が決まっておらず、引き続き日本で就職活動をおこないたい場合は、就職活動のための「特定活動ビザ」へ変更することができます。在留状況が良好で卒業した教育機関の推薦状がある等の要件を満たす必要がありますが、特定活動ビザでは6カ月間の在留期間が与えられ、1回のビザ更新が認められているため、最長1年間日本で就職活動をおこなうことができます。
留学生採用の流れ
一般的に留学生を採用する際は、外国人向けの求人を出して面接をおこないます。募集方法は自社サイトやハローワーク、大学や専門学校での求人、人材紹介会社の利用等があります。
募集する業務内容が就労ビザに該当する活動かどうか事前に確認しておきましょう。
面接時に自社の経営方針や労働条件をしっかりと伝えて、外国人の仕事に対する考え方や希望を確認することで採用後のミスマッチを予防できます。
あいまいな返答は誤解を招く原因になるので、外国人採用の際にはハッキリと明確に回答することが必要です。
採用が決定したら労働契約を締結して、就労ビザへの変更申請をおこなってください。
雇用契約書には「本契約は日本政府による就労可能な在留資格の許可（または在留期間の更新）を条件として発効する」等の停止条件を入れておくことをおすすめします。また、本人が良く理解できるように母国語訳もつけて作成しましょう。
就労ビザの申請方法・必要書類
＜申請先＞
地方出入国在留管理局
以前は外国人留学生の居住地の管轄のみでしたが、現在は雇用する企業の所在地の管轄でも申請することができるようになりました。また、2022年からは「在留申請オンラインシステム」からのオンライン申請も可能となりました。
＜申請できる人＞
①外国人留学生本人
②申請取次行政書士（弁護士）
③所属機関の職員（雇用企業）
就労ビザの申請ができるのは、留学生本人・雇用する企業の職員、又は申請取次行政書士です。申請取次行政書士とは、出入国管理についての指定研修を修了し、一定の知識を備えた行政書士のことです。申請取次の資格を持つ行政書士は、依頼者の代わりに申請を取り次ぐことができます。
＜申請に必要な書類＞
就労ビザの申請に必要な書類は、ビザの種類や会社の規模によって変わってきます。
ここでは留学生が変更することの多い就労ビザ「技術・人文知識・国際業務」の申請の際に提出する資料の一例をご紹介します。
申請後は提出した書類を基に、外国人の経歴や会社の経営状況、学歴と業務内容の関連性など就労ビザの要件を満たしているかどうかを審査されます。基本的に就労ビザの要件を満たしていること・申請書類の内容が事実であることを申請者側が立証しなければなりません。そのため、就労ビザの要件等を理解して書類の作成・用意をする必要があります。
【雇用する企業】
・在留資格変更許可申請書（所属機関等作成用）
・履歴事項全部証明書
・雇用契約書又は労働条件通知書（内定通知書）
・法定調書合計票
・直近の決算書
・雇用理由書
・会社案内や会社ホームページの写し
【外国人留学生】
・在留資格変更許可申請書（申請人等作成用）
・証明写真（4cm×3㎝）
・パスポート
・在留カード
・履歴書
・卒業見込み証明書
・卒業証明書（卒業後）
・成績証明書
・納税証明書
・所得課税証明書
※留学生は「資格外活動許可」を得て、週28時間までアルバイトをすることができます。（学校の長期休暇は週40時間）決められている週28時間以上働くことは資格外活動許可違反として罰則の対象になってしまいます。就労ビザ申請の際に提出書類からアルバイトオーバーが発覚し、ビザ変更が不許可になるケースもあるのでご注意ください。
＜審査期間＞
留学ビザから就労ビザへの在留資格変更許可申請の審査期間は、平均して1ヶ月～2か月ほどです。法務省は四半期ごとに在留審査処理期間（日数）を公表しています。公表データによると令和5年第二四半期（7月～9月）の技術・人文知識・国際業務への在留資格変更申請の処理期間の平均は38.1日でした。
しかし、審査期間は申請内容や申請時期のよってバラつきがあるので、平均処理期間以上に時間がかかることもあります。例年12月から春先までは就労ビザの申請が多い時期となり、審査も大変込み合いますので、余裕を持って申請した方がよいでしょう。
留学生採用には就労ビザの知識が必要
留学生を採用しても、担当する業務内容や外国人の経歴によっては、就労ビザの要件を満たすことができず、ビザ変更が不許可になり働けない場合があります。採用後はビザ申請に必要な書類の準備や審査期間などを考慮して、入社予定日までに就労ビザが取得できるように進めていかなければなりません。
外国人留学生の採用は日本人を雇用するよりも、手間と時間がかかります。採用担当者の方は事前に在留資格制度の正しい知識を身に付けて、採用手続きをおこなうようにしてください。外国人本人に限らず、雇用主も入管法のルールを守っていないと、不法就労助長罪として処罰される可能性があります。
外国人本人にビザ申請を全て任せきりにしたり、違法な無資格者のブローカーに書類作成を依頼したりしないようにしてください。採用担当者だけではなく、就労ビザのルールや文化の違いを社内に周知して、入社までに会社全体で外国人雇用の受け入れ準備を整えておくとよいでしょう。
当事務所の就労ビザ申請サービス
留学生採用の目的は、優秀な人材を雇用して、グローバル進出による業績向上を目指したい、異なる文化や新たなアイデアによる社内の活性化を期待しているなど、様々だと思います。
就労ビザの申請は、企業の未来を左右する大切なお手続きだと考えております。
「留学生を採用して就労ビザの申請がしたい」
「自社でビザ申請していたが、専門家への外注を検討している」
「自社の業務内容で就労ビザが取得できるのか不安」
このようなお悩みがあるお客様は、ぜひ一度当事務所にご相談にお越しください。
個々のご事情を詳しく伺って、ご対応させていただきます。
当事務所に就労ビザ申請をご依頼いただいた場合のサービス内容は下記の通りです。
＜就労ビザ申請（技術・人文知識・国際業務）＞
1．ビザ申請に関するコンサルティング
（・ビザ申請に関するヒアリング・在留資格該当性の調査・問題点や注意点の確認
・審査のポイントのご説明・申請スケジュールのご案内・（必要な場合）入管へ
の行政相談）
2. 個別の状況に応じた必要書類リスト作成
3．必要書類の収集（委任状で取得可能なもの）
4．ビザ申請書類・雇用理由書の作成
5．各種契約書等の確認・作成
6．入管（出入国在留管理局）への申請取次
7．資料提出通知への対応・作成
8．結果通知の受け取り
（認定申請の場合は「在留資格認定証明書」の受け取り）
9．入管への新在留カードの受け取り
10．新在留カード、申請書類控えのお渡し
（認定申請の場合は「在留資格認定証明書」のお渡し）
11．許可後の注意点のご案内
初回相談は60分無料となっております。
ご相談をご希望される方は下記のお問い合わせフォームよりご連絡ください。
